Plan Productive Meetings

1. 会議内容を事前に確認

   会議に参加する人に議題を具体的に示し、どういう方向に持っていきたいか考えておいてもらいましょう。それぞれが会議に積極的に参加するためです。

2. 小グループで議論

   会議の参加人数が多い場合は、ミーティングの途中に小グループに分けて、内容を議論する時間を取りましょう。これは、意見の分かれやすい議題を論じる場合に有効です。

3. 一人一人の意見を聞く

   ボスに対して反対意見は言いにくいかもしれませんが、参加者一人一人が自分の思うところを述べるのは、ミーティングにおいて大事なことです。この場合、会議時間が長くなりすぎないように、一人2分以内におさめましょう。

4. 鬼の居ぬ間に…

   周囲を気遣いすぎて、当たり障りのない発言しか出ていない状況や、派閥が分かれて険悪になってきている状況が生まれた場合は、実はボスにちょっといなくなってもらった方が話がうまく進むことがあります。なのでちょっとだけ、ボスに席を外していただきましょう。その方が気兼ねなく、忌憚のない意見が出るかもしれませんよ。

5. 無記名投票

   ボスがいないところでも、やっぱり回りが気になって率直な意見が言えないことってありますよね。そういう人からアイディアも聞き出すためには、意見を書いた紙を無記名で提出してもらいましょう。この場合、筆跡などから主をたどってはいけませんよ。

6. ボスは最後に発言する

   ミーティングの最初にボスが、こういう方向に持っていきたいんだけど、どう思う？といきなり発言してしまったら、なかなか反対意見は言いにくいものです。ボスやプロジェクトのリーダーは、自分の方向性に自信があっても、まずはメンバーの意見を聞きましょう。間で発言してもいいのですが、自分がどっち寄りなのかということを途中で悟られないように。この方法を取った場合、ボスは途中で自分の考えを変えるケースも多いそうです。

7. 参加人数を制限する

   一般的に、規模の小さな会議の方が生産性は高いと言われています。やたらと出席者が多いミーティングでは、言いたいことがあるのに発言の機会が与えられなかったり、根回しがあったのか故意に方向性が変わっていったりすることがあり、出席者は満足に会議を終えることができません。なので、会議の出席者はできるだけ絞り、後で結果を関係者に報告してもらうようにしましょう。

8. 的を絞る

   限られた会議の時間内に、あれもこれも議論するのは不可能です。どれも消化不良で終わってしまうかもしれないですよね。だから、時間内に処理できる議題の数をあらかじめ考えて、タイムテーブルを組みましょう。

9. 一回で結論を出す

   必ずしも一度のミーティングでいい答えが出るとは限らないのですが、できれば、結論は先延ばしにしない方がいいそうです。仕切り直しをすると、前回から意見を変えてくる人、一度収まった話を蒸し返す人などが出てきて、一回目のミーティングよりも生産性が落ちる場合があるからです。

10. その会議は本当に必要？

    会議を招集する時には、本当にそのミーティングが必要なのかを、もう一度よく考えてみましょう。メンバーの時間を合わせて会ってまで話す内容ですか？メールで済む内容ではありませんか？

11. 優先順位を決める

    ミーティングの内容を決めるときに、話し合う順番をあらかじめ決めておきましょう。メンバーの貴重な時間を使ったミーティングに、ウォーミングアップは必要ありません。すぐに本題に入りましょう。