夜、もしくは深夜にオフィスを出るとき、その日は10時間も働いてとっても疲れているのに、
まだやり残したことがあって消化不良だと感じるとしたら、あなたはもしかしたら時間の使い方が上手くないのかもしれません。
でも、今回紹介するちょっとした方法を使えば、仕事をやり遂げた達成感、満足感を持って帰路につくことができるんですよ。

1. ランチやディナーの約束をする
   今日一日かけてこの仕事をすればいいやと悠長に構えていると、それほど大事でないことに時間を使ってしまうんですよね。
   でも、「締め切り」を作ることで、常に時間を気にして仕事ができるようになるんです。
2. 翌日の朝一番にしなければいけないことを書き出して、帰りにキーボードに貼っておく
   仕事を成し遂げるのに一番いい時間帯は午前中なので、その時間を有効に使うのです。
   夜帰宅する前に、翌日にするべき一番大切なことを書き出して机の上に置いたり、その仕事に必要な書類と一緒に置いておいたりしてみてください。
   そうすれば、翌朝、メールチェックをしたりする前からその仕事に取りかかれますよね。
3. 一日の始めにメールチェックをしない
   会社に来て、惰性でメールを開いて読み始めるのではなく、前の日に書き出しておいた仕事から片付けていきましょう。
   大事な仕事から始め、終わらせることができれば、その日のいいスタートを切れますよね。
   一度メールを開けば、あなたは「開店」したことになるのですから、どんどんお客さんが来てしまい、集中して大事な仕事を進めることが難しくなるからです。
4. リストの中から、「これはしなくてもいいや」というものを選ぶ
   「その時いいと思ったアイディア」は、時間が経てばそうでもなくなってしまうかもしれません。
   未消化の仕事リストをながめてみてそれに気づいたら、いっそのこと「これはしなくてもういいや」と消してしまうのが、
   もっとも手っ取り早く、労力もかからない「GTD」なのです。
5. あなたが今書いているメールを読み直して、5文以内に短縮
   長いメールを受信してしまったらうんざりしますよね。
   そもそも、メールは長いやり取りには適していません。
   短ければ短いほど、返事がきやすいものです。
   どうやっても 5文以内に収まらない内容だったら、それは電話した方が早い案件なのでしょう。
6. 邪魔者を切り捨てる（でも丁重に）
   会議中、話が長くてトピックからそれていってしまっている人がいたら、勇気を持って遮りましょう。
   「そろそろ議題に戻りませんか。」
   「割り込んでしまって申し訳ないのですが、もう説明していただかなくても理解できました。」
   「話がそれてきてしまっているようですので、戻りませんか。」
   と丁重に相手の話を止めることで、あなたの時間を大いに節約できるのです。
7. 自分自身のためにミーティングをセッティングする
   しなければいけないことは山積みなのに、なにからやればいいかわからない、どうしても集中できないという場合は、独りになる時間が必要ですね。
   上司や同僚からの悪気のない妨害から逃れるために、ミーティングルームを自分のためだけに取って1、2時間でもこもってみてください。
8. Noと言える人になる
   あなたは何か頼まれた時、何も考えずに「Yes」と受け入れてはいませんか？
   新たな仕事を頼まれたら、「Yes」と即受け入れるのではなく、締め切りや必要事項についてまず依頼者に質問しましょう。
   もし、それが「今」でなくてもできることだったり、あなた以外に適任者がいるような仕事だったら、勇気を持って「No」と言いましょう。
9. 気を散らすものを排除して、タイマーをセットする
   あなたにはしなければいけないことがあるのに、メールやインスタントメッセージがくるたびに反応してしまっている状況だとしたら、
   10分は集中して仕事をするのです。10分経ったら休憩してメールやIMに返信するなどし、
   また10分タイマーをかけて同じことを繰り返します。
   締め切りも10分という短いものだったら、時間と競争しながら仕事を成し遂げることができるのです。
10. 何でもいいから書き出してみる
    悪いパターンに陥ってしまったり、何をどうやって片付けていったらいいのかわからなくなったりしたら、
    紙とペンを持って静かな場所に行きましょう。
    そこで10分間、何でもいいから書き出してみるのです。
    リストを作ったり、マインドマップをしたり、アイディアを書きなぐってみたり。
    このテクニックを定期的に使うことで、あなたのプロダクティビティは上がるし、スランプから抜け出すこともできるんですよ。

The 22 minute meeting

1. 22分間で会議を設定する

   会議時間といえば、30分もしくは1時間単位が通例だが、これは単なる習慣であって、生産性に照らしたものではない。
   22分で終わらせるように設計すれば、たいていの会議はその時間内におさまるはず。
   「念のため長めにとっておく」というよりは、「できるだけ短時間で終わらそう」という発想で会議を設定すべき。

2. アジェンダを作る

   アジェンダは会議にとって有効なもの。
   ホワイトボードに都度描くとなると、その分、貴重な会議の時間が消費されてしまう。
   アジェンダを作成し、共有することで、「この会議で何を達成しなければならないのか？」が参加者にも理解されやすい。

3. 必要書類は、会議の3日前までに事前共有する

   会議に必要な書類や資料は、3日前までに共有し、参加者には必ず事前に目を通しておくように伝える。

4. 時間どおりに開始する

   意外に多くの会議は時間どおりにスタートしないものだが、参加者が全員そろっていようがいまいが、待たずに時間どおり、会議をはじめよう。

5. 会議本番

   主催者は、会議のポイントを明確にし、参加者への要望や期待することをきちんと伝えた上で、まずは聞き手に回ろう。

6. 原則としてPC持ち込み禁止

   会議中に、他の仕事を「内職」させないためにも、原則としてPCの持込は禁止するべき。
   ただし、議事録を書いたり、プレゼンテーションに必要な場合はこの限りにあらず。

7. 携帯電話の持ち込み禁止

   例外なく、携帯電話の持ち込みは禁止しよう。

8. 「脱線」はなるべく避ける

   アジェンダに従って、成果を出すことに集中しよう。議題に関係ないテーマを論じあうのはできる限り避けること。

9. 議事録はなるべく早く共有する

   議事録はできるだけ早くまとめ、参加者と共有すること。

Plan Productive Meetings

1. 会議内容を事前に確認

   会議に参加する人に議題を具体的に示し、どういう方向に持っていきたいか考えておいてもらいましょう。それぞれが会議に積極的に参加するためです。

2. 小グループで議論

   会議の参加人数が多い場合は、ミーティングの途中に小グループに分けて、内容を議論する時間を取りましょう。これは、意見の分かれやすい議題を論じる場合に有効です。

3. 一人一人の意見を聞く

   ボスに対して反対意見は言いにくいかもしれませんが、参加者一人一人が自分の思うところを述べるのは、ミーティングにおいて大事なことです。この場合、会議時間が長くなりすぎないように、一人2分以内におさめましょう。

4. 鬼の居ぬ間に…

   周囲を気遣いすぎて、当たり障りのない発言しか出ていない状況や、派閥が分かれて険悪になってきている状況が生まれた場合は、実はボスにちょっといなくなってもらった方が話がうまく進むことがあります。なのでちょっとだけ、ボスに席を外していただきましょう。その方が気兼ねなく、忌憚のない意見が出るかもしれませんよ。

5. 無記名投票

   ボスがいないところでも、やっぱり回りが気になって率直な意見が言えないことってありますよね。そういう人からアイディアも聞き出すためには、意見を書いた紙を無記名で提出してもらいましょう。この場合、筆跡などから主をたどってはいけませんよ。

6. ボスは最後に発言する

   ミーティングの最初にボスが、こういう方向に持っていきたいんだけど、どう思う？といきなり発言してしまったら、なかなか反対意見は言いにくいものです。ボスやプロジェクトのリーダーは、自分の方向性に自信があっても、まずはメンバーの意見を聞きましょう。間で発言してもいいのですが、自分がどっち寄りなのかということを途中で悟られないように。この方法を取った場合、ボスは途中で自分の考えを変えるケースも多いそうです。

7. 参加人数を制限する

   一般的に、規模の小さな会議の方が生産性は高いと言われています。やたらと出席者が多いミーティングでは、言いたいことがあるのに発言の機会が与えられなかったり、根回しがあったのか故意に方向性が変わっていったりすることがあり、出席者は満足に会議を終えることができません。なので、会議の出席者はできるだけ絞り、後で結果を関係者に報告してもらうようにしましょう。

8. 的を絞る

   限られた会議の時間内に、あれもこれも議論するのは不可能です。どれも消化不良で終わってしまうかもしれないですよね。だから、時間内に処理できる議題の数をあらかじめ考えて、タイムテーブルを組みましょう。

9. 一回で結論を出す

   必ずしも一度のミーティングでいい答えが出るとは限らないのですが、できれば、結論は先延ばしにしない方がいいそうです。仕切り直しをすると、前回から意見を変えてくる人、一度収まった話を蒸し返す人などが出てきて、一回目のミーティングよりも生産性が落ちる場合があるからです。

10. その会議は本当に必要？

    会議を招集する時には、本当にそのミーティングが必要なのかを、もう一度よく考えてみましょう。メンバーの時間を合わせて会ってまで話す内容ですか？メールで済む内容ではありませんか？

11. 優先順位を決める

    ミーティングの内容を決めるときに、話し合う順番をあらかじめ決めておきましょう。メンバーの貴重な時間を使ったミーティングに、ウォーミングアップは必要ありません。すぐに本題に入りましょう。