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いい気分で家に帰るためのテクニック10Tips

夜、もしくは深夜にオフィスを出るとき、その日は10時間も働いてとっても疲れているのに、
まだやり残したことがあって消化不良だと感じるとしたら、あなたはもしかしたら時間の使い方が上手くないのかもしれません。
でも、今回紹介するちょっとした方法を使えば、仕事をやり遂げた達成感、満足感を持って帰路につくことができるんですよ。

  1. ランチやディナーの約束をする
    今日一日かけてこの仕事をすればいいやと悠長に構えていると、それほど大事でないことに時間を使ってしまうんですよね。
    でも、「締め切り」を作ることで、常に時間を気にして仕事ができるようになるんです。
  2. 翌日の朝一番にしなければいけないことを書き出して、帰りにキーボードに貼っておく
    仕事を成し遂げるのに一番いい時間帯は午前中なので、その時間を有効に使うのです。
    夜帰宅する前に、翌日にするべき一番大切なことを書き出して机の上に置いたり、その仕事に必要な書類と一緒に置いておいたりしてみてください。
    そうすれば、翌朝、メールチェックをしたりする前からその仕事に取りかかれますよね。
  3. 一日の始めにメールチェックをしない
    会社に来て、惰性でメールを開いて読み始めるのではなく、前の日に書き出しておいた仕事から片付けていきましょう。
    大事な仕事から始め、終わらせることができれば、その日のいいスタートを切れますよね。
    一度メールを開けば、あなたは「開店」したことになるのですから、どんどんお客さんが来てしまい、集中して大事な仕事を進めることが難しくなるからです。
  4. リストの中から、「これはしなくてもいいや」というものを選ぶ
    「その時いいと思ったアイディア」は、時間が経てばそうでもなくなってしまうかもしれません。
    未消化の仕事リストをながめてみてそれに気づいたら、いっそのこと「これはしなくてもういいや」と消してしまうのが、
    もっとも手っ取り早く、労力もかからない「GTD」なのです。
  5. あなたが今書いているメールを読み直して、5文以内に短縮
    長いメールを受信してしまったらうんざりしますよね。
    そもそも、メールは長いやり取りには適していません。
    短ければ短いほど、返事がきやすいものです。
    どうやっても 5文以内に収まらない内容だったら、それは電話した方が早い案件なのでしょう。
  6. 邪魔者を切り捨てる(でも丁重に)
    会議中、話が長くてトピックからそれていってしまっている人がいたら、勇気を持って遮りましょう。
    「そろそろ議題に戻りませんか。」
    「割り込んでしまって申し訳ないのですが、もう説明していただかなくても理解できました。」
    「話がそれてきてしまっているようですので、戻りませんか。」
    と丁重に相手の話を止めることで、あなたの時間を大いに節約できるのです。
  7. 自分自身のためにミーティングをセッティングする
    しなければいけないことは山積みなのに、なにからやればいいかわからない、どうしても集中できないという場合は、独りになる時間が必要ですね。
    上司や同僚からの悪気のない妨害から逃れるために、ミーティングルームを自分のためだけに取って1、2時間でもこもってみてください。
  8. Noと言える人になる
    あなたは何か頼まれた時、何も考えずに「Yes」と受け入れてはいませんか?
    新たな仕事を頼まれたら、「Yes」と即受け入れるのではなく、締め切りや必要事項についてまず依頼者に質問しましょう。
    もし、それが「今」でなくてもできることだったり、あなた以外に適任者がいるような仕事だったら、勇気を持って「No」と言いましょう。
  9. 気を散らすものを排除して、タイマーをセットする
    あなたにはしなければいけないことがあるのに、メールやインスタントメッセージがくるたびに反応してしまっている状況だとしたら、
    10分は集中して仕事をするのです。10分経ったら休憩してメールやIMに返信するなどし、
    また10分タイマーをかけて同じことを繰り返します。
    締め切りも10分という短いものだったら、時間と競争しながら仕事を成し遂げることができるのです。
  10. 何でもいいから書き出してみる
    悪いパターンに陥ってしまったり、何をどうやって片付けていったらいいのかわからなくなったりしたら、
    紙とペンを持って静かな場所に行きましょう。
    そこで10分間、何でもいいから書き出してみるのです。
    リストを作ったり、マインドマップをしたり、アイディアを書きなぐってみたり。
    このテクニックを定期的に使うことで、あなたのプロダクティビティは上がるし、スランプから抜け出すこともできるんですよ。
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究極の短時間会議を実現する9つのコツ

The 22 minute meeting

  1. 22分間で会議を設定する

    会議時間といえば、30分もしくは1時間単位が通例だが、これは単なる習慣であって、生産性に照らしたものではない。
    22分で終わらせるように設計すれば、たいていの会議はその時間内におさまるはず。
    「念のため長めにとっておく」というよりは、「できるだけ短時間で終わらそう」という発想で会議を設定すべき。

  2. アジェンダを作る

    アジェンダは会議にとって有効なもの。
    ホワイトボードに都度描くとなると、その分、貴重な会議の時間が消費されてしまう。
    アジェンダを作成し、共有することで、「この会議で何を達成しなければならないのか?」が参加者にも理解されやすい。

  3. 必要書類は、会議の3日前までに事前共有する

    会議に必要な書類や資料は、3日前までに共有し、参加者には必ず事前に目を通しておくように伝える。

  4. 時間どおりに開始する

    意外に多くの会議は時間どおりにスタートしないものだが、参加者が全員そろっていようがいまいが、待たずに時間どおり、会議をはじめよう。

  5. 会議本番

    主催者は、会議のポイントを明確にし、参加者への要望や期待することをきちんと伝えた上で、まずは聞き手に回ろう。

  6. 原則としてPC持ち込み禁止

    会議中に、他の仕事を「内職」させないためにも、原則としてPCの持込は禁止するべき。
    ただし、議事録を書いたり、プレゼンテーションに必要な場合はこの限りにあらず。

  7. 携帯電話の持ち込み禁止

    例外なく、携帯電話の持ち込みは禁止しよう。

  8. 「脱線」はなるべく避ける

    アジェンダに従って、成果を出すことに集中しよう。議題に関係ないテーマを論じあうのはできる限り避けること。

  9. 議事録はなるべく早く共有する

    議事録はできるだけ早くまとめ、参加者と共有すること。

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ミーティングの生産性を上げるための11Tips

Plan Productive Meetings

  1. 会議内容を事前に確認

    会議に参加する人に議題を具体的に示し、どういう方向に持っていきたいか考えておいてもらいましょう。それぞれが会議に積極的に参加するためです。

  2. 小グループで議論

    会議の参加人数が多い場合は、ミーティングの途中に小グループに分けて、内容を議論する時間を取りましょう。これは、意見の分かれやすい議題を論じる場合に有効です。

  3. 一人一人の意見を聞く

    ボスに対して反対意見は言いにくいかもしれませんが、参加者一人一人が自分の思うところを述べるのは、ミーティングにおいて大事なことです。この場合、会議時間が長くなりすぎないように、一人2分以内におさめましょう。

  4. 鬼の居ぬ間に…

    周囲を気遣いすぎて、当たり障りのない発言しか出ていない状況や、派閥が分かれて険悪になってきている状況が生まれた場合は、実はボスにちょっといなくなってもらった方が話がうまく進むことがあります。なのでちょっとだけ、ボスに席を外していただきましょう。その方が気兼ねなく、忌憚のない意見が出るかもしれませんよ。

  5. 無記名投票

    ボスがいないところでも、やっぱり回りが気になって率直な意見が言えないことってありますよね。そういう人からアイディアも聞き出すためには、意見を書いた紙を無記名で提出してもらいましょう。この場合、筆跡などから主をたどってはいけませんよ。

  6. ボスは最後に発言する

    ミーティングの最初にボスが、こういう方向に持っていきたいんだけど、どう思う?といきなり発言してしまったら、なかなか反対意見は言いにくいものです。ボスやプロジェクトのリーダーは、自分の方向性に自信があっても、まずはメンバーの意見を聞きましょう。間で発言してもいいのですが、自分がどっち寄りなのかということを途中で悟られないように。この方法を取った場合、ボスは途中で自分の考えを変えるケースも多いそうです。

  7. 参加人数を制限する

    一般的に、規模の小さな会議の方が生産性は高いと言われています。やたらと出席者が多いミーティングでは、言いたいことがあるのに発言の機会が与えられなかったり、根回しがあったのか故意に方向性が変わっていったりすることがあり、出席者は満足に会議を終えることができません。なので、会議の出席者はできるだけ絞り、後で結果を関係者に報告してもらうようにしましょう。

  8. 的を絞る

    限られた会議の時間内に、あれもこれも議論するのは不可能です。どれも消化不良で終わってしまうかもしれないですよね。だから、時間内に処理できる議題の数をあらかじめ考えて、タイムテーブルを組みましょう。

  9. 一回で結論を出す

    必ずしも一度のミーティングでいい答えが出るとは限らないのですが、できれば、結論は先延ばしにしない方がいいそうです。仕切り直しをすると、前回から意見を変えてくる人、一度収まった話を蒸し返す人などが出てきて、一回目のミーティングよりも生産性が落ちる場合があるからです。

  10. その会議は本当に必要?

    会議を招集する時には、本当にそのミーティングが必要なのかを、もう一度よく考えてみましょう。メンバーの時間を合わせて会ってまで話す内容ですか?メールで済む内容ではありませんか?

  11. 優先順位を決める

    ミーティングの内容を決めるときに、話し合う順番をあらかじめ決めておきましょう。メンバーの貴重な時間を使ったミーティングに、ウォーミングアップは必要ありません。すぐに本題に入りましょう。

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非効率な会議から決別するための9つのコツ

  1. 参加者を時間通りに出席させる

    会議を時間どおりに開始させるためには、参加者を遅刻させないことが鉄則。会議直前に、メールなどを使ってリマインダー通知を送るなど、工夫をしよう。また、参加者が全員そろうまでダラダラと待つよりも、会議の開始時間になったら、スケジュール通りに進めてしまおう。

  2. アジェンダを持つ

    会議のアジェンダを持ち、それぞれの議題について大まかな時間配分をしておくのが理想。会議中もこのアジェンダに従って進めていくと「脱線」を防ぐことができる。また、参加者に事前にアジェンダを共有しておくと、各参加者が「その会議で何を議論し、何を決めようとしているのか?」予め把握した状態で会議の臨むことができ、効率的。

  3. その会議のために相応しい人を選ぶ

    ブレーンストーミングなのか、承認を得るための会議なのか、会議の目的によって、召集するメンバーも人数も異なる。あえて会議に出席してもらう必要はないが、後々キーマンとなりそうな人には、別途時間をとってもらい、会議の進行状況を報告しておくなど、ときには「政治的」な観点からもフレキシブルに動くことが大切。

  4. メールを効果的に活用する

    フェイストゥフェイスのコミュニケーションも、「投資対効果」を考慮すべき。データなどの情報共有だけであれば、メールを活用するほうが効率的だ。また、Google Waveなどのオンラインコラボレーションプラットフォームを使えば、複数ユーザ間のコミュニケーションが一元化でき、記録としても残せるので便利。

  5. 会議を議論の場にする

    会議の主催者側の本音としては、「参加者が思い思いに発言し始めると、収拾がつかなくなるのでは?できるだけ穏便に会議をやり過ごしたい」という思いもあるかもしれないが、参加者が議題について個々の意見を出し合うことで、よりよい解決策が生まれることもある。ただし、議論の対象はあくまでも相手の「意見」。けして相手の人格などは攻撃しないこと。

  6. 決定事項は記録する

    会議で決定した事項はその背景・理由とともにきちんと記録しておく。これにより「どういう議論や経過を経て、この決定に至ったのか?」を残しておくことができ、会議に参加していなかった人々にも共有できる。複数のユーザでのテキスト作成コラボツールとしては、Google DocsやZohoが定番だが、「SubEthaEdit」や「EtherPad」もオススメ。

  7. Powerpointを多用しない

    Powerpointのプレゼンテーションで、会議の時間の大半を費やしてしまうのはもったいない。議論の前提となるポイントを、参加者全員で共有する程度にとどめるほうがよい。 7分が目安。

  8. 全員に発言させる

    参加者全員に発言させるようにしよう。大人しく黙っている人には「○○さんはどう思いますか?」などと、質問を投げかけるのも効果的。参加者側の心得としては、ライフハッカーアーカイブ記事「会議での積極的な発言は”デキるヤツ”への第一歩」もご参考まで。

  9. 予定時間にきちんと終わる

    会議をファシリテートする上で、会議のスケジュールをきちんと守ることは基本。時間通りに会議が終了できるよう、アジェンダに従いながら、会議の流れも読みつつ、終了予定時間にはビシっと会議が終わるようにしよう。

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Google 式会議効率化の6つの法則

How to Run a Meeting Like Google

  1. アジェンダを設定する

    事前に会議のアジェンダを設定し、出席者に議論してほしいポイントと各議題の配分時間を明らかにしておく。
    こうすることで、「その会議で何を達成すべきなのか?」を各人に考えさせ、その目標達成に向けて焦点を合わせさせることができる。

  2. 議事録係を決める

    会議の議事録をとる人を決める。
    Googleはプロジェクタを使ったプレゼンテーションをうまく活用していることで知られているが、
    会議の進行と同時に、議事録もプロジェクターで映すようにしている。
    会議の欠席者にも議事録が共有され、会議での決定事項はこれを使って確認することになっている。

  3. 小規模の会議に時間を小分けする

    5~10分単位で時間を小分けし、プロジェクトやテーマ別の小規模な会議や打ち合わせに振り向ける。
    一日中、会議や部下からの報告・相談に拘束されがちな管理職や経営陣も、
    この方法を活用すると緊急なことが起きても融通が利きやすく、よりテーマを絞って各会議に臨める。

  4. 「オフィスアワー」を設定する

    米国の大学で一般的なオフィスアワー制度をオフィスでも応用し、スタッフとの面談や打ち合わせのためだけに使う時間を確保しておく。
    Mayerさんの例では16時~17時半がオフィスアワーで、相談や提案があるスタッフは”早いもの勝ち”の予約制で打ち合わせできる仕組みになっている。

  5. 政治力は使わない、データを基本とする

    アイデアそのものよりも個人的な好き嫌いで判断する上司は、スタッフのやる気を損なわせる。
    Googleでは科学における意思決定プロセスと同様、経営陣の個人的な好みや社内の政治的な思惑ではなく、事実や証拠に基づき意思決定することになっている。

  6. 時間を守る

    Googleの会議は大きいタイマーをプロジェクターで映し出すことで知られているが、これは会議に集中させるために一定の効果がある。

  7. ツイートツイート

会議時間を効率的に短縮する4つのコツ

Extreme Ways to Shorten and Reduce Meetings

  1. ストップウォッチで残り時間を測る

    会議時間をストップウォッチで測ることで、参加者に時間を意識させ、議題に集中するように促す。
    米誌「BusinessWeek」の記事によると、米Googleの会議では、大きいタイマーをプロジェクターで映し出すのが恒例だとか。
    おかげで、会議時間が延長することはあまりないそう。

  2. 椅子をなくし、立ち会議にする

    非効率な会議を避けるためには、全員が立ったままで会議するのも一法。
    長時間立っているのは大変なので、会議の効率性も上がり、会議時間も従来の半分程度で済むそう。
    一時期話題にもなった『椅子とパソコンをなくせば会社は伸びる! 』でも紹介されているように、
    大幅な業績アップを実現したキヤノン電子も「立ち会議」を実践している例。

  3. 会議中の「内職」を禁止する

    ラップトップPCやスマートフォンをチェックするなど、会議中に「内職」することを禁止し、会議に集中させるようにする。
    会議参加者の携帯電話を会議前に回収するという荒業も、ときには手。

  4. 30分以上の会議は設定しない

    会議は30分以内で設定。議題を明確にして議論を進めるようにする。
    この方式をうまく活用している例としては米ウェブアプリ開発会社「37Signals」がある。

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