1. 参加者を時間通りに出席させる

   会議を時間どおりに開始させるためには、参加者を遅刻させないことが鉄則。会議直前に、メールなどを使ってリマインダー通知を送るなど、工夫をしよう。また、参加者が全員そろうまでダラダラと待つよりも、会議の開始時間になったら、スケジュール通りに進めてしまおう。

2. アジェンダを持つ

   会議のアジェンダを持ち、それぞれの議題について大まかな時間配分をしておくのが理想。会議中もこのアジェンダに従って進めていくと「脱線」を防ぐことができる。また、参加者に事前にアジェンダを共有しておくと、各参加者が「その会議で何を議論し、何を決めようとしているのか？」予め把握した状態で会議の臨むことができ、効率的。

3. その会議のために相応しい人を選ぶ

   ブレーンストーミングなのか、承認を得るための会議なのか、会議の目的によって、召集するメンバーも人数も異なる。あえて会議に出席してもらう必要はないが、後々キーマンとなりそうな人には、別途時間をとってもらい、会議の進行状況を報告しておくなど、ときには「政治的」な観点からもフレキシブルに動くことが大切。

4. メールを効果的に活用する

   フェイストゥフェイスのコミュニケーションも、「投資対効果」を考慮すべき。データなどの情報共有だけであれば、メールを活用するほうが効率的だ。また、Google Waveなどのオンラインコラボレーションプラットフォームを使えば、複数ユーザ間のコミュニケーションが一元化でき、記録としても残せるので便利。

5. 会議を議論の場にする

   会議の主催者側の本音としては、「参加者が思い思いに発言し始めると、収拾がつかなくなるのでは？できるだけ穏便に会議をやり過ごしたい」という思いもあるかもしれないが、参加者が議題について個々の意見を出し合うことで、よりよい解決策が生まれることもある。ただし、議論の対象はあくまでも相手の「意見」。けして相手の人格などは攻撃しないこと。

6. 決定事項は記録する

   会議で決定した事項はその背景・理由とともにきちんと記録しておく。これにより「どういう議論や経過を経て、この決定に至ったのか？」を残しておくことができ、会議に参加していなかった人々にも共有できる。複数のユーザでのテキスト作成コラボツールとしては、Google DocsやZohoが定番だが、「SubEthaEdit」や「EtherPad」もオススメ。

7. Powerpointを多用しない

   Powerpointのプレゼンテーションで、会議の時間の大半を費やしてしまうのはもったいない。議論の前提となるポイントを、参加者全員で共有する程度にとどめるほうがよい。 7分が目安。

8. 全員に発言させる

   参加者全員に発言させるようにしよう。大人しく黙っている人には「○○さんはどう思いますか？」などと、質問を投げかけるのも効果的。参加者側の心得としては、ライフハッカーアーカイブ記事「会議での積極的な発言は”デキるヤツ”への第一歩」もご参考まで。

9. 予定時間にきちんと終わる

   会議をファシリテートする上で、会議のスケジュールをきちんと守ることは基本。時間通りに会議が終了できるよう、アジェンダに従いながら、会議の流れも読みつつ、終了予定時間にはビシっと会議が終わるようにしよう。

How to Run a Meeting Like Google

1. アジェンダを設定する

   事前に会議のアジェンダを設定し、出席者に議論してほしいポイントと各議題の配分時間を明らかにしておく。
   こうすることで、「その会議で何を達成すべきなのか？」を各人に考えさせ、その目標達成に向けて焦点を合わせさせることができる。

2. 議事録係を決める

   会議の議事録をとる人を決める。
   Googleはプロジェクタを使ったプレゼンテーションをうまく活用していることで知られているが、
   会議の進行と同時に、議事録もプロジェクターで映すようにしている。
   会議の欠席者にも議事録が共有され、会議での決定事項はこれを使って確認することになっている。

3. 小規模の会議に時間を小分けする

   5～10分単位で時間を小分けし、プロジェクトやテーマ別の小規模な会議や打ち合わせに振り向ける。
   一日中、会議や部下からの報告・相談に拘束されがちな管理職や経営陣も、
   この方法を活用すると緊急なことが起きても融通が利きやすく、よりテーマを絞って各会議に臨める。

4. 「オフィスアワー」を設定する

   米国の大学で一般的なオフィスアワー制度をオフィスでも応用し、スタッフとの面談や打ち合わせのためだけに使う時間を確保しておく。
   Mayerさんの例では16時～17時半がオフィスアワーで、相談や提案があるスタッフは”早いもの勝ち”の予約制で打ち合わせできる仕組みになっている。

5. 政治力は使わない、データを基本とする

   アイデアそのものよりも個人的な好き嫌いで判断する上司は、スタッフのやる気を損なわせる。
   Googleでは科学における意思決定プロセスと同様、経営陣の個人的な好みや社内の政治的な思惑ではなく、事実や証拠に基づき意思決定することになっている。

6. 時間を守る

   Googleの会議は大きいタイマーをプロジェクターで映し出すことで知られているが、これは会議に集中させるために一定の効果がある。

Extreme Ways to Shorten and Reduce Meetings

1. ストップウォッチで残り時間を測る

   会議時間をストップウォッチで測ることで、参加者に時間を意識させ、議題に集中するように促す。
   米誌「BusinessWeek」の記事によると、米Googleの会議では、大きいタイマーをプロジェクターで映し出すのが恒例だとか。
   おかげで、会議時間が延長することはあまりないそう。

2. 椅子をなくし、立ち会議にする

   非効率な会議を避けるためには、全員が立ったままで会議するのも一法。
   長時間立っているのは大変なので、会議の効率性も上がり、会議時間も従来の半分程度で済むそう。
   一時期話題にもなった『椅子とパソコンをなくせば会社は伸びる! 』でも紹介されているように、
   大幅な業績アップを実現したキヤノン電子も「立ち会議」を実践している例。

3. 会議中の「内職」を禁止する

   ラップトップPCやスマートフォンをチェックするなど、会議中に「内職」することを禁止し、会議に集中させるようにする。
   会議参加者の携帯電話を会議前に回収するという荒業も、ときには手。

4. 30分以上の会議は設定しない

   会議は30分以内で設定。議題を明確にして議論を進めるようにする。
   この方式をうまく活用している例としては米ウェブアプリ開発会社「37Signals」がある。

どちらを選ぶか悩みに悩む二者択一。二つの意見の間で板ばさみ。みなさんも経験あるのではないでしょうか。こちらの記事には、そういう時にはコイントスをしてみるといいと書いてあります。

「二者択一で迷ったら、コイントスしてみよう。コイントスが有効なのは、コインの表、裏が選択を決めてくれるからではない。コインが宙を舞っている一瞬に、自分がどちらを望んでいるか気づかせてくれるからだ。」

難しい選択に迷っている時、自分の中での結論は案外もう出ているのかもしれないですね。

[Minimal]

Kevin Purdy （原文／訳：松井亮太）