The 22 minute meeting

1. 22分間で会議を設定する

   会議時間といえば、30分もしくは1時間単位が通例だが、これは単なる習慣であって、生産性に照らしたものではない。
   22分で終わらせるように設計すれば、たいていの会議はその時間内におさまるはず。
   「念のため長めにとっておく」というよりは、「できるだけ短時間で終わらそう」という発想で会議を設定すべき。

2. アジェンダを作る

   アジェンダは会議にとって有効なもの。
   ホワイトボードに都度描くとなると、その分、貴重な会議の時間が消費されてしまう。
   アジェンダを作成し、共有することで、「この会議で何を達成しなければならないのか？」が参加者にも理解されやすい。

3. 必要書類は、会議の3日前までに事前共有する

   会議に必要な書類や資料は、3日前までに共有し、参加者には必ず事前に目を通しておくように伝える。

4. 時間どおりに開始する

   意外に多くの会議は時間どおりにスタートしないものだが、参加者が全員そろっていようがいまいが、待たずに時間どおり、会議をはじめよう。

5. 会議本番

   主催者は、会議のポイントを明確にし、参加者への要望や期待することをきちんと伝えた上で、まずは聞き手に回ろう。

6. 原則としてPC持ち込み禁止

   会議中に、他の仕事を「内職」させないためにも、原則としてPCの持込は禁止するべき。
   ただし、議事録を書いたり、プレゼンテーションに必要な場合はこの限りにあらず。

7. 携帯電話の持ち込み禁止

   例外なく、携帯電話の持ち込みは禁止しよう。

8. 「脱線」はなるべく避ける

   アジェンダに従って、成果を出すことに集中しよう。議題に関係ないテーマを論じあうのはできる限り避けること。

9. 議事録はなるべく早く共有する

   議事録はできるだけ早くまとめ、参加者と共有すること。