Plan Productive Meetings

1. 会議内容を事前に確認

   会議に参加する人に議題を具体的に示し、どういう方向に持っていきたいか考えておいてもらいましょう。それぞれが会議に積極的に参加するためです。

2. 小グループで議論

   会議の参加人数が多い場合は、ミーティングの途中に小グループに分けて、内容を議論する時間を取りましょう。これは、意見の分かれやすい議題を論じる場合に有効です。

3. 一人一人の意見を聞く

   ボスに対して反対意見は言いにくいかもしれませんが、参加者一人一人が自分の思うところを述べるのは、ミーティングにおいて大事なことです。この場合、会議時間が長くなりすぎないように、一人2分以内におさめましょう。

4. 鬼の居ぬ間に…

   周囲を気遣いすぎて、当たり障りのない発言しか出ていない状況や、派閥が分かれて険悪になってきている状況が生まれた場合は、実はボスにちょっといなくなってもらった方が話がうまく進むことがあります。なのでちょっとだけ、ボスに席を外していただきましょう。その方が気兼ねなく、忌憚のない意見が出るかもしれませんよ。

5. 無記名投票

   ボスがいないところでも、やっぱり回りが気になって率直な意見が言えないことってありますよね。そういう人からアイディアも聞き出すためには、意見を書いた紙を無記名で提出してもらいましょう。この場合、筆跡などから主をたどってはいけませんよ。

6. ボスは最後に発言する

   ミーティングの最初にボスが、こういう方向に持っていきたいんだけど、どう思う？といきなり発言してしまったら、なかなか反対意見は言いにくいものです。ボスやプロジェクトのリーダーは、自分の方向性に自信があっても、まずはメンバーの意見を聞きましょう。間で発言してもいいのですが、自分がどっち寄りなのかということを途中で悟られないように。この方法を取った場合、ボスは途中で自分の考えを変えるケースも多いそうです。

7. 参加人数を制限する

   一般的に、規模の小さな会議の方が生産性は高いと言われています。やたらと出席者が多いミーティングでは、言いたいことがあるのに発言の機会が与えられなかったり、根回しがあったのか故意に方向性が変わっていったりすることがあり、出席者は満足に会議を終えることができません。なので、会議の出席者はできるだけ絞り、後で結果を関係者に報告してもらうようにしましょう。

8. 的を絞る

   限られた会議の時間内に、あれもこれも議論するのは不可能です。どれも消化不良で終わってしまうかもしれないですよね。だから、時間内に処理できる議題の数をあらかじめ考えて、タイムテーブルを組みましょう。

9. 一回で結論を出す

   必ずしも一度のミーティングでいい答えが出るとは限らないのですが、できれば、結論は先延ばしにしない方がいいそうです。仕切り直しをすると、前回から意見を変えてくる人、一度収まった話を蒸し返す人などが出てきて、一回目のミーティングよりも生産性が落ちる場合があるからです。

10. その会議は本当に必要？

    会議を招集する時には、本当にそのミーティングが必要なのかを、もう一度よく考えてみましょう。メンバーの時間を合わせて会ってまで話す内容ですか？メールで済む内容ではありませんか？

11. 優先順位を決める

    ミーティングの内容を決めるときに、話し合う順番をあらかじめ決めておきましょう。メンバーの貴重な時間を使ったミーティングに、ウォーミングアップは必要ありません。すぐに本題に入りましょう。

1. 参加者を時間通りに出席させる

   会議を時間どおりに開始させるためには、参加者を遅刻させないことが鉄則。会議直前に、メールなどを使ってリマインダー通知を送るなど、工夫をしよう。また、参加者が全員そろうまでダラダラと待つよりも、会議の開始時間になったら、スケジュール通りに進めてしまおう。

2. アジェンダを持つ

   会議のアジェンダを持ち、それぞれの議題について大まかな時間配分をしておくのが理想。会議中もこのアジェンダに従って進めていくと「脱線」を防ぐことができる。また、参加者に事前にアジェンダを共有しておくと、各参加者が「その会議で何を議論し、何を決めようとしているのか？」予め把握した状態で会議の臨むことができ、効率的。

3. その会議のために相応しい人を選ぶ

   ブレーンストーミングなのか、承認を得るための会議なのか、会議の目的によって、召集するメンバーも人数も異なる。あえて会議に出席してもらう必要はないが、後々キーマンとなりそうな人には、別途時間をとってもらい、会議の進行状況を報告しておくなど、ときには「政治的」な観点からもフレキシブルに動くことが大切。

4. メールを効果的に活用する

   フェイストゥフェイスのコミュニケーションも、「投資対効果」を考慮すべき。データなどの情報共有だけであれば、メールを活用するほうが効率的だ。また、Google Waveなどのオンラインコラボレーションプラットフォームを使えば、複数ユーザ間のコミュニケーションが一元化でき、記録としても残せるので便利。

5. 会議を議論の場にする

   会議の主催者側の本音としては、「参加者が思い思いに発言し始めると、収拾がつかなくなるのでは？できるだけ穏便に会議をやり過ごしたい」という思いもあるかもしれないが、参加者が議題について個々の意見を出し合うことで、よりよい解決策が生まれることもある。ただし、議論の対象はあくまでも相手の「意見」。けして相手の人格などは攻撃しないこと。

6. 決定事項は記録する

   会議で決定した事項はその背景・理由とともにきちんと記録しておく。これにより「どういう議論や経過を経て、この決定に至ったのか？」を残しておくことができ、会議に参加していなかった人々にも共有できる。複数のユーザでのテキスト作成コラボツールとしては、Google DocsやZohoが定番だが、「SubEthaEdit」や「EtherPad」もオススメ。

7. Powerpointを多用しない

   Powerpointのプレゼンテーションで、会議の時間の大半を費やしてしまうのはもったいない。議論の前提となるポイントを、参加者全員で共有する程度にとどめるほうがよい。 7分が目安。

8. 全員に発言させる

   参加者全員に発言させるようにしよう。大人しく黙っている人には「○○さんはどう思いますか？」などと、質問を投げかけるのも効果的。参加者側の心得としては、ライフハッカーアーカイブ記事「会議での積極的な発言は”デキるヤツ”への第一歩」もご参考まで。

9. 予定時間にきちんと終わる

   会議をファシリテートする上で、会議のスケジュールをきちんと守ることは基本。時間通りに会議が終了できるよう、アジェンダに従いながら、会議の流れも読みつつ、終了予定時間にはビシっと会議が終わるようにしよう。

How to Run a Meeting Like Google

1. アジェンダを設定する

   事前に会議のアジェンダを設定し、出席者に議論してほしいポイントと各議題の配分時間を明らかにしておく。
   こうすることで、「その会議で何を達成すべきなのか？」を各人に考えさせ、その目標達成に向けて焦点を合わせさせることができる。

2. 議事録係を決める

   会議の議事録をとる人を決める。
   Googleはプロジェクタを使ったプレゼンテーションをうまく活用していることで知られているが、
   会議の進行と同時に、議事録もプロジェクターで映すようにしている。
   会議の欠席者にも議事録が共有され、会議での決定事項はこれを使って確認することになっている。

3. 小規模の会議に時間を小分けする

   5～10分単位で時間を小分けし、プロジェクトやテーマ別の小規模な会議や打ち合わせに振り向ける。
   一日中、会議や部下からの報告・相談に拘束されがちな管理職や経営陣も、
   この方法を活用すると緊急なことが起きても融通が利きやすく、よりテーマを絞って各会議に臨める。

4. 「オフィスアワー」を設定する

   米国の大学で一般的なオフィスアワー制度をオフィスでも応用し、スタッフとの面談や打ち合わせのためだけに使う時間を確保しておく。
   Mayerさんの例では16時～17時半がオフィスアワーで、相談や提案があるスタッフは”早いもの勝ち”の予約制で打ち合わせできる仕組みになっている。

5. 政治力は使わない、データを基本とする

   アイデアそのものよりも個人的な好き嫌いで判断する上司は、スタッフのやる気を損なわせる。
   Googleでは科学における意思決定プロセスと同様、経営陣の個人的な好みや社内の政治的な思惑ではなく、事実や証拠に基づき意思決定することになっている。

6. 時間を守る

   Googleの会議は大きいタイマーをプロジェクターで映し出すことで知られているが、これは会議に集中させるために一定の効果がある。

Extreme Ways to Shorten and Reduce Meetings

1. ストップウォッチで残り時間を測る

   会議時間をストップウォッチで測ることで、参加者に時間を意識させ、議題に集中するように促す。
   米誌「BusinessWeek」の記事によると、米Googleの会議では、大きいタイマーをプロジェクターで映し出すのが恒例だとか。
   おかげで、会議時間が延長することはあまりないそう。

2. 椅子をなくし、立ち会議にする

   非効率な会議を避けるためには、全員が立ったままで会議するのも一法。
   長時間立っているのは大変なので、会議の効率性も上がり、会議時間も従来の半分程度で済むそう。
   一時期話題にもなった『椅子とパソコンをなくせば会社は伸びる! 』でも紹介されているように、
   大幅な業績アップを実現したキヤノン電子も「立ち会議」を実践している例。

3. 会議中の「内職」を禁止する

   ラップトップPCやスマートフォンをチェックするなど、会議中に「内職」することを禁止し、会議に集中させるようにする。
   会議参加者の携帯電話を会議前に回収するという荒業も、ときには手。

4. 30分以上の会議は設定しない

   会議は30分以内で設定。議題を明確にして議論を進めるようにする。
   この方式をうまく活用している例としては米ウェブアプリ開発会社「37Signals」がある。