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非効率な会議から決別するための9つのコツ

  1. 参加者を時間通りに出席させる

    会議を時間どおりに開始させるためには、参加者を遅刻させないことが鉄則。会議直前に、メールなどを使ってリマインダー通知を送るなど、工夫をしよう。また、参加者が全員そろうまでダラダラと待つよりも、会議の開始時間になったら、スケジュール通りに進めてしまおう。

  2. アジェンダを持つ

    会議のアジェンダを持ち、それぞれの議題について大まかな時間配分をしておくのが理想。会議中もこのアジェンダに従って進めていくと「脱線」を防ぐことができる。また、参加者に事前にアジェンダを共有しておくと、各参加者が「その会議で何を議論し、何を決めようとしているのか?」予め把握した状態で会議の臨むことができ、効率的。

  3. その会議のために相応しい人を選ぶ

    ブレーンストーミングなのか、承認を得るための会議なのか、会議の目的によって、召集するメンバーも人数も異なる。あえて会議に出席してもらう必要はないが、後々キーマンとなりそうな人には、別途時間をとってもらい、会議の進行状況を報告しておくなど、ときには「政治的」な観点からもフレキシブルに動くことが大切。

  4. メールを効果的に活用する

    フェイストゥフェイスのコミュニケーションも、「投資対効果」を考慮すべき。データなどの情報共有だけであれば、メールを活用するほうが効率的だ。また、Google Waveなどのオンラインコラボレーションプラットフォームを使えば、複数ユーザ間のコミュニケーションが一元化でき、記録としても残せるので便利。

  5. 会議を議論の場にする

    会議の主催者側の本音としては、「参加者が思い思いに発言し始めると、収拾がつかなくなるのでは?できるだけ穏便に会議をやり過ごしたい」という思いもあるかもしれないが、参加者が議題について個々の意見を出し合うことで、よりよい解決策が生まれることもある。ただし、議論の対象はあくまでも相手の「意見」。けして相手の人格などは攻撃しないこと。

  6. 決定事項は記録する

    会議で決定した事項はその背景・理由とともにきちんと記録しておく。これにより「どういう議論や経過を経て、この決定に至ったのか?」を残しておくことができ、会議に参加していなかった人々にも共有できる。複数のユーザでのテキスト作成コラボツールとしては、Google DocsやZohoが定番だが、「SubEthaEdit」や「EtherPad」もオススメ。

  7. Powerpointを多用しない

    Powerpointのプレゼンテーションで、会議の時間の大半を費やしてしまうのはもったいない。議論の前提となるポイントを、参加者全員で共有する程度にとどめるほうがよい。 7分が目安。

  8. 全員に発言させる

    参加者全員に発言させるようにしよう。大人しく黙っている人には「○○さんはどう思いますか?」などと、質問を投げかけるのも効果的。参加者側の心得としては、ライフハッカーアーカイブ記事「会議での積極的な発言は”デキるヤツ”への第一歩」もご参考まで。

  9. 予定時間にきちんと終わる

    会議をファシリテートする上で、会議のスケジュールをきちんと守ることは基本。時間通りに会議が終了できるよう、アジェンダに従いながら、会議の流れも読みつつ、終了予定時間にはビシっと会議が終わるようにしよう。

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