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究極の短時間会議を実現する9つのコツ

The 22 minute meeting

  1. 22分間で会議を設定する

    会議時間といえば、30分もしくは1時間単位が通例だが、これは単なる習慣であって、生産性に照らしたものではない。
    22分で終わらせるように設計すれば、たいていの会議はその時間内におさまるはず。
    「念のため長めにとっておく」というよりは、「できるだけ短時間で終わらそう」という発想で会議を設定すべき。

  2. アジェンダを作る

    アジェンダは会議にとって有効なもの。
    ホワイトボードに都度描くとなると、その分、貴重な会議の時間が消費されてしまう。
    アジェンダを作成し、共有することで、「この会議で何を達成しなければならないのか?」が参加者にも理解されやすい。

  3. 必要書類は、会議の3日前までに事前共有する

    会議に必要な書類や資料は、3日前までに共有し、参加者には必ず事前に目を通しておくように伝える。

  4. 時間どおりに開始する

    意外に多くの会議は時間どおりにスタートしないものだが、参加者が全員そろっていようがいまいが、待たずに時間どおり、会議をはじめよう。

  5. 会議本番

    主催者は、会議のポイントを明確にし、参加者への要望や期待することをきちんと伝えた上で、まずは聞き手に回ろう。

  6. 原則としてPC持ち込み禁止

    会議中に、他の仕事を「内職」させないためにも、原則としてPCの持込は禁止するべき。
    ただし、議事録を書いたり、プレゼンテーションに必要な場合はこの限りにあらず。

  7. 携帯電話の持ち込み禁止

    例外なく、携帯電話の持ち込みは禁止しよう。

  8. 「脱線」はなるべく避ける

    アジェンダに従って、成果を出すことに集中しよう。議題に関係ないテーマを論じあうのはできる限り避けること。

  9. 議事録はなるべく早く共有する

    議事録はできるだけ早くまとめ、参加者と共有すること。

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